Kassasystem for restaurant: krav, kostnader og hva du faktisk trenger

Kassasystemet er det du er lovpålagt å ha. Bestillingsløsningen er det som avgjør hvor lang køen blir. De to blir ofte blandet sammen i en salgssamtale, og det er dyrt, fordi du ender med å betale for funksjoner du ikke bruker og mangle dem du trenger på en fredag klokka sju.

Denne guiden skiller de to. Først kravene du ikke kommer utenom, så kostnadsbildet, og til slutt hvor selvbetjening hører hjemme.

Hva loven krever

Kassasystemlova og kassasystemforskrifta stiller krav til systemet, ikke bare til deg som bruker det. De viktigste punktene:

1. Produkterklæring. Leverandøren skal ha meldt systemet til Skatteetaten med en erklæring om at kravene er oppfylt. Be om den skriftlig før du signerer.
2. Elektronisk journal. Alt salg skal loggføres fortløpende og kunne hentes ut ved kontroll.
3. Kvittering til kunden. Salgskvittering skal skrives ut eller leveres elektronisk ved hvert salg.
4. Sperrer mot endring. Systemet skal ikke la deg fjerne salg i ettertid. Rettinger skjer som korreksjon, ikke som sletting.
5. Kassasystemet skal være tilgjengelig for kontroll. Skatteetaten kan be om innsyn på stedet.

Kort sagt regnes betaling med kort og mobil ved levering også som kontantsalg. Terskelen for å slippe unna kravet er lavere enn mange tror, så gå ut fra at kravet gjelder til regnskapsføreren din sier noe annet skriftlig.

Hva et oppsett faktisk koster

De fleste tilbud presenteres som en månedspris. Den er sjelden hele bildet. Regn på fire linjer, over tre år:

Maskinvare per kasse

Engangs

Lisens per kasse

Per måned

Betalingsgebyr

Per ordre

Support og service

Ved feil

• Maskinvare. Terminal, kassaskuff, kvitteringsskriver og eventuelt kundedisplay. Kjøp eller leie, og leie er ofte dyrere over tre år.
• Lisens. Per kasse, ikke per lokale. To kasser er to lisenser.
• Betaling. Gebyr per transaksjon eller en andel av beløpet, avtalt med betalingsleverandøren, ikke nødvendigvis med kassaleverandøren.
• Binding og support. Se etter bindingstid, oppsigelsesfrist og hva som skjer hvis en skriver dør en lørdag.

Der kassa ikke hjelper deg

Et kassasystem registrerer salg. Det gjør ingenting med at én person i kassa er flaskehalsen mellom klokka elleve og ett. I praksis ser vi tre kostnader som ikke står på noen faktura:

• Køen. Gjester som snur i døra når det står syv personer foran kassa.
• Muntlige bestillinger. Tilpasninger som huskes feil ender som omlaging, og omlaging er ren tapt vare.
• Utsolgte varer. Menyen henger etter virkeligheten, og du refunderer noe du aldri kunne servere.

Selvbetjening løser nettopp disse. Gjesten taster inn sin egen bestilling, betaler, og ordren går skriftlig til kjøkkenet. Kassa blir stående til dem som trenger hjelp.

	Kassasystem	Sabar
Lovpålagt registrering av salg	Ja	Nei
Produkterklæring til Skatteetaten	Ja	Nei
Selvbetjent bestilling for gjesten	Sjelden	Ja
Kjøkkenskjerm med ordrekø	Avhenger av løsningen	Støttes; skjermutstyr avklares
Utsolgt på alle flater med ett trykk	Varierer	Ja
Kostnad for restauranten	Lisens per kasse	0 kr i månedspris; oppstart og gebyrmodell etter avtale

Slik velger du uten å låse deg

1. Skriv ned salgsformene dine: over disk, henting, bord, levering.
2. Avklar med regnskapsfører hvilke av dem som utløser kassakrav.
3. Be om produkterklæring og totalpris over tre år fra kassaleverandøren.
4. Sjekk hvem som eier gjestedataene i hver løsning du vurderer.
5. Test en hel lunsjvakt før du bytter alt på én gang.

Les videre

• Regne ut provisjon på bestillinger viser hva en prosentsats faktisk koster i kroner.
• Sabar mot Foodora og Sabar mot Wolt tar for seg markedsplassmodellen.
• Starte restaurant i Norge setter kassavalget inn i resten av oppstarten.

Kildene for kravene er Skatteetaten, kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Satser, unntak og praksis endres, så bekreft med regnskapsfører før du signerer.